POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE L’APPLICATION MELLYA

Objectifs de la politique de confidentialité :

Le présent document a pour objet de permettre aux Utilisateurs d’être informés de l’utilisation de leurs données personnelles effectuée par la société « KAYROS STUDIO », S.A.R.L. au capital de 30.000 euros, sise 83 A rue des Alliés 42100 SAINT ETIENNE, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de SAINT-ÉTIENNE sous le numéro 103 863 692, dans le cadre de leur utilisation de l’application MELLYA.

Le responsable du traitement des données désigné, pour les comptes utilisateurs, la facturation et le support est la société « KAYROS STUDIO », S.A.R.L. au capital de 30.000 euros, sise 83 A rue des Alliés 42100 SAINT ETIENNE.

L’Utilisateur demeure seul responsable du traitement des données collectées auprès de ses patients.

Important :

La société « KAYROS STUDIO » n’utilise les données personnelles des Utilisateurs que dans les cas prévus par la réglementation en vigueur, à savoir :

–      L’exécution d’un contrat conclu avec l’Utilisateur, et/ou

–      Le respect d’une obligation légale, et/ou

–      Le consentement de l’Utilisateur à l’utilisation de ses données, et/ou

–      L’existence d’un intérêt légitime à utiliser les données de l’Utilisateur. L’intérêt légitime est un ensemble de raisons commerciales ou d’affaires qui justifie l’utilisation des données par la société « KAYROS STUDIO ».

Droits accordés aux Utilisateurs :

Les droits suivants sont accordés aux Utilisateurs :

Droit d'accès : le droit d'être informé et de demander l'accès aux données personnelles traitées ;
Droit de rectification : le droit de demander de modifier ou de mettre à jour les données personnelles des Utilisateurs lorsqu'elles sont inexactes ou incomplètes ;
Droit à l’oubli : le droit de demander de supprimer définitivement les données personnelles des Utilisateurs ;
Droit de restriction : le droit de demander d'arrêter temporairement ou définitivement le traitement de tout ou partie des données personnelles des Utilisateurs ;
Droit de refus :
- le droit de refuser à tout moment le traitement des données personnelles de l’Utilisateur pour des raisons qui lui sont propres ;
- le droit de refuser le traitement des données personnelles de l’Utilisateur à des fins de marketing direct;
Droit à la portabilité des données : le droit de demander une copie des données personnelles de l’Utilisateur au format électronique et le droit de transmettre ces données personnelles pour une utilisation par un service tiers ;
Droit de ne pas être soumis à la prise de décision automatisée : le droit de ne pas être soumis à une décision basée uniquement sur la prise de décision automatisée, y compris le profilage, dans le cas où la décision aurait un effet juridique sur l’Utilisateur ou produirait un effet significatif similaire.

L’Utilisateur peut exercer à tout moment ces droits en effectuant toute demande auprès de la société « KAYROS STUDIO », qui est joignable :

Par courrier postal à l’adresse : 83 A rue des Alliés 42100 SAINT ETIENNE
Par Email à l’adresse : contact@mellya.io
Par téléphone au 06 66 01 73 91

En cas de réponse insatisfaisante, l’Utilisateur est informé qu’il peut porter réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

Procédure de collecte des données personnelles :

Les données personnelles de l’Utilisateur sont collectées par l’intermédiaire des procédures suivantes :

Données transmises directement par l’Utilisateur :

A l’occasion de l’utilisation de l’application, l’Utilisateur est amené à compléter des informations concernant sa patientèle et notamment composés des nom, prénom, adresse postale, date et lieu de naissance, pathologie, antécédents médicaux, allergies, contacts en cas d’urgence, plans de soins échus ou à échoir, ses observations ainsi que des journaux techniques.

Données recueillies à l’occasion de la relation commerciale :

Les données qui sont recueillies à l’occasion de la relation commerciale avec l’Utilisateur.

Données recueillies automatiquement :

Cela concerne les données recueillies par l’intermédiaire des technologies standard d’Internet.

Les données collectées sont nécessaires à l’utilisation des services délivrés par l’application.

Il est rappelé que l’Utilisateur dispose à tout moment de la possibilité de changer d’avis et de retirer son autorisation à ladite collecte de données.

Catégorie de données personnelles collectées :

Lors de l’inscription de l’Utilisateur :

Ce sont les données personnelles fournies par l’Utilisateur ou recueillies afin de lui permettre de s’inscrire et d’utiliser les services de l’application. Elles comprennent une adresse Email valide, un nom, un prénom, les coordonnées de son cabinet d’exercice, une adresse postale, un numéro de téléphone ainsi que le choix d’un login et mot de passe.

Lors de l’utilisation des services de l’application :

Ce sont les données personnelles des patients de l’Utilisateur qui sont collectées lors de l’utilisation des services de l’application, elles peuvent comprendre les nom, prénom, adresse postale, date et lieu de naissance, pathologie, antécédents médicaux, allergies, contacts en cas d’urgence, plans de soins échus ou à échoir, ses observations ainsi que des journaux techniques.

La société « KAYROS STUDIO » collecte par conséquent des données sensibles concernant la patientèle de l’Utilisateur.

Il est précisé que la société « KAYROS STUDIO » a recours à l’utilisation d’une Intelligence Artificielle afin de structurer les données transmises par l’Utilisateur. Elle ne saurait ainsi être un outil de diagnostic ou de décision clinique dont la responsabilité à ce titre revient exclusivement à l’Utilisateur.

Utilisation des données de l’Utilisateur :

Lors de l’utilisation des services de l’application, la société « KAYROS STUDIO » traite les données de la patientèle de l’Utilisateur par l’intermédiaire de l’usage de différentes technologies, suivant la description, la base juridique et les catégories de données personnelles suivantes :

Motif du traitement des données personnelles de l’Utilisateur	Base juridique du traitement opéré	Catégories de données personnelles utilisées pour l’objectif du traitement
Fourniture des services de l’application, amélioration et personnalisation de l’expérience de l’Utilisateur	Exécution du contrat, Intérêts légitimes, Consentement.	Données d’inscription de l’Utilisateur, Données d’utilisation des services par l’Utilisateur.
Comprendre comment l’Utilisateur accède aux services de l’application et comment il l’utilise, afin de garantir la fonctionnalité technique des services, développer de nouveaux services.	Exécution du contrat, Intérêts légitimes.	Données d’inscription de l’Utilisateur, Données d’utilisation des services par l’Utilisateur.
Communications entre l’Utilisateur et le service clients.	Exécution du contrat, Intérêts légitimes.	Données d’inscription de l’Utilisateur, Données d’utilisation des services par l’Utilisateur.
Fourniture de fonctionnalités, d’informations, de publicité ou de tout contenu à l’Utilisateur.	Consentement.	Données d’utilisation des services par l’Utilisateur.

Partage des données personnelles :

Informations accessibles publiquement :

NÉANT

Personnes susceptibles d’avoir accès à vos données :

Les collaborateurs de la société « KAYROS STUDIO » membres des services administratifs, comptabilité et contrôle de gestion, informatique, community management et marketing et commercial étant précisé qu’elles n’ont aucun accès aux données de santé collectées par l’Utilisateur auprès de sa patientèle, celles-ci étant réservées aux professionnels autorisés et, si nécessaire, aux personnels techniques habilités.

Les sous-traitants et organismes externes, qui assurent des prestations pour le compte de la société « KAYROS STUDIO », telles que la personnalisation des contenus de l’application, la réalisation d’opérations de maintenance et de développements techniques, la fourniture de solutions analytiques ou de statistiques de mesure d’audience.

Leur accès à vos données se fait sur la base de contrats signés faisant mention des obligations leur incombant en matière de protection de la sécurité et de la confidentialité des données.

Les autorités de police, autorités judiciaires ou administratives peuvent également avoir accès à vos données lorsque la société « KAYROS STUDIO » a l’obligation légale de le faire ou afin de garantir les droits, les biens et la sécurité de sa structure.

Il est précisé que l’hébergement de l’application est effectué chez :

OVHcloud

2 rue Kellermann

59100 ROUBAIX

Informations que la société « KAYROS STUDIO » peut partager :

Les interactions avec les services proposés sur l’application,
Les interactions effectuées avec le service client ;
Nom et prénom ;
Adresse Email ;
Adresse postale ;
Dénomination du cabinet d’exercice ;

Conservation et suppression des données :

Les données personnelles collectées auprès de l’Utilisateur sont conservées pendant une durée conforme aux dispositions légales et proportionnelle aux finalités pour lesquelles elles ont été enregistrées.

Elles sont conservées le temps nécessaire à la fourniture des services de l’application et à des fins légitimes et commerciales essentielles, telles que le maintien de services performants, la prise de décisions basée sur les données concernant les nouvelles fonctionnalités, la conformité avec les obligations légales.

Les durées de conservation varient selon que la société « KAYROS STUDIO » a une relation de nature contractuelle en cours avec l’Utilisateur (client actif), ou que la société « KAYROS STUDIO » a eu par le passé, avec l’Utilisateur, une relation contractuelle (client inactif) ou qu’il n’y a jamais eu de relation de ce type (prospect).

Le tableau ci-dessous mentionne les principales durées de conservation des données.

En tout état de cause, la société « KAYROS STUDIO » révise régulièrement les informations détenues sur ses Utilisateurs.

Catégories de données	Finalités	Durées de conservation
Données relatives à un prospect
Ensemble des données	Constitution et gestion d’un fichier de prospects	3 ans à compter de la collecte des données ou du dernier contact émanant du prospect
Données relatives à un client actif
Ensemble des données	Gestion du compte client	10 ans à compter de la consolidation du dommage du patient.
Données relatives à un client inactif
Données d’identification et de contact –	Gestion du compte client	10 ans à compter de la consolidation du dommage du patient.

Sur simple demande de l’Utilisateur, la société « KAYROS STUDIO » supprimera ou rendra anonyme les données personnelles afin que ce dernier ne puisse plus être identifié, sauf dispositions légales contraires, notamment dans les conditions suivantes :

S’il existe une difficulté en cours avec l’Utilisateur concernant son compte, notamment un litige non résolu. Les données sont conservées le temps de la résolution du litige.
La société « KAYROS STUDIO » est tenue de conserver les données personnelles du fait d’obligations juridiques, fiscales, de comptabilité. Les données sont conservées pendant la période légale qui s’impose.
Si les données sont requises à l’effet de maintenir la sécurité des Utilisateurs.

Transfert dans d’autres pays :

Les données médicales des patients de l’Utilisateur sont stockées en France. Il est précisé que l’usage de l’Intelligence Artificielle peut entraîner des transferts de données au sein de l’Union Européenne.

Sécurité des données personnelles :

La société « KAYROS STUDIO », en sa qualité de responsable du traitement, met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées conformément aux dispositions légales applicables, pour protéger les données personnelles des Utilisateurs contre l’altération, la perte accidentelle ou illicite, l’utilisation, la divulgation ou l’accès non autorisé, et notamment :

La sensibilisation aux exigences de confidentialité des collaborateurs amenés à accéder
aux données personnelles ;
La sécurisation de l’accès aux locaux et aux plates-formes informatiques ;
La mise en œuvre d’une politique générale de sécurité informatique de l’entreprise ;
La sécurisation de l’accès, du partage et du transfert des données ;
Le haut degré d’exigence en matière de protection des données lors de la sélection des sous-traitants et partenaires.

Modifications de la politique de confidentialité :

La société « KAYROS STUDIO » peut apporter, à tout moment, toutes modifications à la présente politique de confidentialité.

Dans une telle situation, l’Utilisateur en sera informé par l’intermédiaire de notifications adaptées, notamment par Email.

Consentement à la collecte de données personnelles :

Par l’acceptation des présentes, l’Utilisateur autorise « KAYROS STUDIO » à procéder au traitement de ses données personnelles nécessaires au traitement de son dossier et au fonctionnement de l’application MELLYA, dans les conditions et suivants les modalités convenues aux présentes.